Aktualności

Planowanie inicjatywy – część III

28-05-2014

Kolejnym etapem planowania inicjatywy obywatelskiej jest określenie szczegółowych działań przedsięwzięcia. Poniżej wskazówki jak dobrze przygotować działania i harmonogram.

Krok 1 – Zróbcie listę głównych działań

Główne działania są podsumowaniem tego, co musi być wykonane w ramach projektu aby osiągnąć jego cele.

Krok 2 – podzielcie działania na zadania, którymi można zarządzać

Celem podziału działań na poddziałania lub zadania jest przekształcenie ich w wystarczająco łatwe do zorganizowania i zarządzania. Technika polega na podziale działania na jego składowe poddziałania, a następnie na podziale każdego poddziałania na jego składowe zadania. Każde zadanie może być następnie przydzielone jednostce i staje się jej celem krótkoterminowym.

Główną umiejętnością jest tu odpowiednie ustalenie stopnia szczegółowości. Najczęściej popełnianym błędem jest zbyt szczegółowe rozdzielenie działań. Podział powinien zakończyć się, gdy tylko osoba planująca projekt dysponuje wystarczającymi szczegółami do oszacowania wymaganego czasu i środków oraz gdy osoba odpowiedzialna za faktyczne wykonanie pracy ma wystarczające instrukcje na temat tego, co powinno być zrobione.

Krok 3 – ustalcie kolejność i zależności

Po rozdzieleniu działań na wystarczająco drobne elementy należy je zestawić aby określić ich:

• kolejność – w jakim porządku powiązane ze sobą działania powinny być podejmowane?

• zależności – czy działanie zależy od rozpoczęcia lub ukończenia jakiegokolwiek innego działania?

Można to najlepiej opisać za pomocą przykładu. Budowa domu składa się z szeregu oddzielnych, aczkolwiek zależnych działań: kopanie i kładzenie fundamentów; budowanie ścian; instalowanie okien i drzwi, gipsowanie ścian; konstruowanie dachu; instalowanie hydrauliki. Kolejność ta pokazuje, że kopanie fundamentów poprzedza budowanie ścian; zależności obrazują fakt, że nie można rozpocząć instalowania drzwi i okien dopóki ściany nie osiągną pewnej wysokości; lub też że nie można ukończyć gipsowania dopóki nie zainstaluje się hydrauliki. Zależności mogą również pojawić się pomiędzy zwykle niezależnymi działaniami, jednak wykonywanymi przez tę samą osobę.

Krok 4 – oszacujcie rozpoczęcie, czas trwania i zakończenie działań

Ustalenie ram czasowych polega na realnym oszacowaniu czasu trwania poszczególnych zadań a następnie włączeniu go do harmonogramu działań aby ustalić najbardziej prawdopodobne daty ich rozpoczęcia i ukończenia. Często nie jest możliwe oszacowanie ram czasowych z całkowitą pewnością. Aby upewnić się, że szacunki są realistyczne należy skonsultować się z osobami posiadającymi wymaganą wiedzę techniczną lub doświadczenie. Powszechnym błędem, który zwykle prowadzi do niedoszacowania wymaganego czasu jest niedokładność, która może mieć kilka przyczyn:

• pominięcie niezbędnych działań i zadań

• zostawienie zbyt mało czasu na zależności pomiędzy działaniami

• dopuszczenie do konkurowania zasobów (wyznaczenie tej samej osoby lub sprzętu do wykonania dwóch lub więcej rzeczy razem)

• chęć zaimponowania obietnicą szybkich rezultatów.

Krok 5 Podsumujcie wykaz głównych działań

Po ustaleniu ram czasowych poszczególnych zadań, które składają się na główne działania pożyteczną czynnością jest wykonanie ogólnego podsumowania rozpoczęcia, czasu trwania oraz zakończenia samego głównego działania.

Krok 6 – Zdefiniujcie kamienie milowe Monitorowanie i zarządzanie wdrożeniem projektu odbywa się na podstawie bazy, jaką są kamienie milowe. Są to kluczowe wydarzania, będące miernikiem postępu prac oraz celem, do którego dąży zespół projektowy. Najprostsze kamienie milowe to szacowane daty ukończenia każdego z działań – np. zorganizowanie gry partycypacyjnej do końca września 2014 roku.

Krok 7 – Zdefiniujcie doświadczenie

Jeśli zadania są znane, jest możliwe ustalenie rodzaju wymaganego doświadczenia. Często dostępne doświadczenie jest znane z wyprzedzeniem. Niemniej jednak stanowi to dobrą okazję do sprawdzenia, czy plan jest możliwy do zrealizowania w ramach dostępnych zasobów ludzkich.

Krok 8 – Przydzielcie zadania w ramach grupy inicjatywnej

To więcej, niż po prostu udzielenie informacji, kto co robi. Z przydzielonym zadaniem wiąże się odpowiedzialność za osiąganie kamieni milowych. Innymi słowy chodzi o określenie odpowiedzialności każdego członka zespołu – wobec lidera i wobec innych członków grupy inicjatywnej.

Przydział zadań musi więc brać pod uwagę możliwości, umiejętności oraz doświadczenie każdego członka zespołu. Delegując zadania członkom zespołu ważne jest, aby upewnić się, czy każdy z nich rozumie, czego się od niego wymaga. Jeśli tak nie jest, stopień szczegółowości w ramach którego zadanie zostało określone powinien zostać zwiększony.

Krok 9 – przygotujcie harmonogram Gantta

Harmonogram Gantta przedstawia czynności, jakie zostaną podjęte dla osiągnięcia danego celu.

Jedną z najczęściej prezentowanych form pokazania naszych działań jest sporządzenie tabeli, w której wpisuje się chronologicznie poszczególne kroki zaplanowane w realizacji projektu, z uwzględnieniem podziału na poszczególne etapy realizacji działania.

W fazie realizacyjnej harmonogram taki staje się grafikiem działań, a dla lidera umożliwia nadzór nad całością przedsięwzięcia.

Projekt „Akcja - Aktywizacja” jest współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej, Miasto Lublin oraz IBM Polska Sp. z o.o.